E-faktury w handlu już za rok. Jak się przygotować do zmian wywołanych przez KSeF?

Jeszcze do końca 2023 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wypróbować system KSeF. Możliwość została udostępniona wraz z początkiem bieżącego roku, a w okresie od stycznia do czerwca w środowisku testowym wystawiono zaledwie ponad 14,5 mln faktur oraz odnotowano ponad 1,1 mln uwierzytelnień w systemie.^[1] Tymczasem, jak informuje Ministerstwo Finansów, tylko 90 podmiotów z blisko 1,9 miliona podatników VAT korzysta dziś z udostępnionej powszechnie wersji. 

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie z początkiem 2024 r. Drugi etap transformacji, który przewidziany został na 1 stycznia 2025 r., zakłada likwidację możliwości wystawiania na kasie rejestrującej faktur uproszczonych. Przykładem takiego dokumentu jest np. paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł.  Po wprowadzeniu zmian, taki paragon nie będzie już uznawany za fakturę. Do 23 grudnia br. trwają konsultacje projektu ustawy dot. KSeF. Najnowszy projekt rozporządzenia w sprawie KSeF narzuca także zmiany w API rozwiązania. Opublikowano przede wszystkim definicję nowego interfejsu, z którego wynikają modyfikacje pomocne w poprawnej integracji z rozwiązaniem rządowym. Zmieniona została struktura danych identyfikacyjnych, definicja adresu kontrahenta, sposób poprawiania danych podmiotów w fakturach korygujących, uwzględniono też więcej ról podmiotów trzecich. Poza tym, zaproponowano bardziej szczegółowe rozbicie kwot VAT, dodanie nowych adnotacji i komentarzy, nowy sposób wskazywania w fakturze korygującej referencji do faktury wystawionej poza KSeF, a także ceny jednostkowe prezentowane z dokładnością do czterech miejsc po przecinku.

- Jako dostawcy rozwiązań dla retailu, aktywnie wspieramy swoich klientów w procesie przygotowania do wdrożenia e-fakturowania. Poza analizami i zmianami w systemach, proponujemy gotowe rozwiązanie chmurowe, które pośredniczy w komunikacji z rządowym systemem. SmartKSeF jest już gotowy do testów i firmy, które się na niego zdecydują, mogą już teraz, a więc w bezpiecznych warunkach, sprawdzić swoją gotowość do przejścia w całości na e-fakturowanie, podczas kiedy równolegle obowiązują faktury papierowe – mówi Michał Sosnowski, Business Development Director, Exorigo-Upos.

Zaletą rozwiązań tego typu jest możliwość integracji z szerszym oprogramowaniem, odpowiedzialnym za inne segmenty księgowości, IT czy HR. Pozwala to na zwiększenie bezpieczeństwa, ujednolicenie procesów i skrócenie czasu przekazywania informacji i dokumentów. Wybrany system pośredniczący komunikuje się z rozwiązaniem rządowym, jednocześnie przejmując od klienta obowiązek dostosowania się do bardzo konkretnych wytycznych i odpowiedzialność za monitorowanie statusu.

- Przeanalizowanie systemów i wszystkich niezbędnych danych, uwzględnienie złożoności tzw. schemy e-faktury ustrukturyzowanej, oraz niezbędne testy integracji, to zadania bardzo czasochłonne. Dodajmy, że procesy powiązane z fakturowaniem dotykają wielu obszarów w organizacji np. finansów, sprzedaży, działu IT, logistyki, więc tak duża zmiana jak wdrożenie KSeF może znacząco zmodyfikować ich charakter, a nawet wprowadzić konieczność ich przemodelowania. Dlatego tak ważne jest, aby nie zostawiać kwestii wdrożenia na ostatnią chwilę i jak najwcześniej się do niego przygotować, dając sobie czas na przystosowanie do nowego systemu i eliminację ewentualnych błędów – dodaje Michał Sosnowski.

Nowy, obligatoryjny system niesie ze sobą wiele zalet, wśród który można wymienić m.in. usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-Faktury i ograniczenie dokumentacji papierowej. Należy jednak pamiętać, że zwłaszcza dla dużych podmiotów, stanowi rewolucję i wymaga bardzo poważnych zmian w procesach i procedurach. Nowe przepisy przewidują kary finansowe za brak wystawienia faktury w KSeF. Ministerstwo Finansów określiło ją jako wysokość 100 proc. podatku wykazanego na fakturze lub w przypadku, gdy faktura nie będzie obejmowała kwoty podatku, w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na FV. W przypadku niewystawienia dokumentu bądź wystawienia go niezgodnie z tzw. schemą, minimalna kara została określona na poziomie 1 tys. zł. Kary będą nakładane przez urzędników poprzez wydanie decyzji, a więc podatnicy zapłacą je bez konieczności wezwania, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

– Rok na wdrożenie poważnych zmian w systemach do fakturowania, które muszą w wielu firmach być odpowiednio zintegrowane z innymi rozwiązaniami to bardzo krótki okres czasu. Ministerstwo Finansów apeluje, aby nie zostawiać tego tematu na ostatni moment. Dotyczy zbyt ważnego dla firm procesu wystawiania faktur. Na szczęście są na rynku rozwiązania, które mogą pomóc w sprawnym przejściu na e-fakturowanie. Warto rozpocząć pracę z nimi już dziś, aby oszczędzić sobie stresów w grudniu przyszłego roku – podsumowuje Michał Sosnowski z Exorigo-Upos.