Księgowa na wagę złota, czyli czego nie powie ci AI

„Obyś żył w ciekawych czasach” – mówi chińskie porzekadło, czy też według niektórych przekleństwo. Wydaje się, że będziemy mogli ocenić to sami, bo otaczająca nas rzeczywistość zaskakuje każdego dnia. Tempo rozwoju technologicznego, którego aktualnie doświadczamy, jest większe niż kiedykolwiek przedtem. Eksperci przekonują, że niedługo światowa gospodarka będzie musiała zmierzyć się z gwałtownym szokiem, wywołanym m.in. rozwojem sztucznej inteligencji. Kraje będą musiały przygotować regulacje prawne, które będą odpowiadały aktualnym osiągnięciom technologicznym.

Według szacunków firmy McKinsey & Company, w 2030 roku wartość globalnego rynku sztucznej inteligencji wzrośnie do 1,3 bln dolarów. To ogromny skok, biorąc pod uwagę, że w 2022 r. ta wartość osiągnęła 136,6 mld dolarów, a rok wcześniej było to 93,5 mld dolarów^[1]. Szczególnie wiele kontrowersji budzi ChatGPT, czyli dzieło Open AI. Pierwsze dostępne na tak szeroką skalę narzędzie błyskawicznie zyskało popularność, a w przestrzeni publicznej po raz kolejny pojawił się temat zastępowania ludzi technologiami, które mogą okazać się tańsze, szybsze i bardziej niezawodne.

Obawy związane z wyparciem między innymi księgowych przez komputerowe oprogramowanie, pojawiały się także w 1985 r., kiedy to na rynku zadebiutował Microsoft Excel. Rozbudowane arkusze kalkulacyjne i zautomatyzowane formuły zdawały się zastępować księgową, doradcę czy nawet kalkulator.  Stało się jednak całkiem odwrotnie. Wdrożenie do użytku oprogramowania sprawiło, że księgowość stała się jedną z najbardziej dynamicznie rozwijających się dziedzin. Zatrudnienie w tej branży w USA wzrosło z 299 tys. osób w 1979 do aż 524 tys. osób dekadę później. Sam zawód również przeszedł transformację. Dzięki zautomatyzowaniu części zadań księgowi mogli wyjść zza biurek i skupić się na budowaniu relacji z klientami oraz oferowaniu bardziej kompleksowych usług.

Wedle szacunków GUS, w Polsce działa ok. 70 tys. biur rachunkowych, a liczba samych księgowych sięga nawet 400 tysięcy. Z kolei zarejestrowanych w rejestrze REGON podmiotów gospodarki narodowej jest prawie 5 mln i 3,6% więcej niż w analogicznym okresie roku poprzedniego Z tych liczb wynika, że jedna księgowa lub księgowy obsługuje średnio ok. 12,5 firmy. Oznacza to konieczność obsługi wielu klientów jednocześnie.

Księgowość owiana jest wieloma stereotypami. Typowa ‘pani księgowa’ utknęła za stosami papierów, czy też generowanych w nieskończoność tabelek. Żmudne i powtarzalne procesy, jakimi obciążone są działy księgowe są jednak kluczowe dla działania firmy, z czego przedsiębiorcy doskonale zdają sobie sprawę. Czy więc byliby skłonni, aby księgową zamienić na robota,  który pracuje całą dobę.

- Ten przysłowiowy robot jest przede wszystkim reprezentacją wielu technologii, z których w zasadzie korzystamy już od dawna. Systemy księgowe to złożone i bardzo nowoczesne narzędzia, które w dynamiczny sposób musimy dostosowywać do różnych zmiennych, takich jak przepisy prawne, wielkość przedsiębiorstwa, czy rynek. Nie jest więc tak, że księgowi walczą z technologią, raczej korzystają z jej dobrodziejstw. Nie możemy jednak zapominać, że najbardziej zaawansowana analiza danych, bez zrozumienia odpowiedniego kontekstu i specyfiki każdej branży, nie pozwoli na efektywne rekomendacje dotyczące finansów firmy. Dlatego też sztuczna inteligencja może znacznie usprawnić procesy księgowe w przedsiębiorstwach. Jakość pracy wykonanej przez AI wciąż zależeć będzie jednak od jakości i dokładności algorytmów oraz danych, na których pracuje – mówi Michał Sieradzan, Product Manager produktów finansowo – księgowych w Symfonii.

Rolę ‘robota’ w księgowości odgrywają systemy księgowe, czy księgowo-płacowe, które pozwalają na zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Złożone oprogramowanie dostosowywane jest do specyfiki firmy i odpowiada na jej kluczowe potrzeby.

- Teoretycznie, praca księgowej opiera się na znajomości przepisów podatkowych oraz programów księgowo-kasowych. W praktyce zakres ten jest o wiele szerszy. Księgowa jest często pierwszym kontaktem w przypadku wątpliwości, co do zasadności różnych działań czy zakupów w firmie. Od jej opinii uzależnionych jest wiele decyzji. Aby te rekomendacje były trafne, potrzebna jest znajomość branży, konkretnej firmy, oczekiwań i strategii klienta. Tych umiejętności nie da się zastąpić zautomatyzowanymi rozwiązaniami. Można natomiast skutecznie automatyzować inne powtarzalne procesy, dzięki czemu same działy księgowe czy biura rachunkowe będą bardziej wydajne. Pozwoli to tez na podniesienie komfortu pracy, szczególnie w czasie rozliczeń okresowych - dodaje Michał Sieradzan.

Czy więc sztuczna inteligencja ma szansę zająć miejsce działów księgowych lub biur rachunkowych? Na pewno jeszcze nie teraz. Zastąpienie pracowników skomplikowanym kodem programistycznym możliwe jest w przypadku powtarzalnych, przewidywalnych czynności. Księgowość jest dziedziną reaktywną i wbrew pozorom bardzo dynamiczną. Zaledwie w ciągu kilku ostatnich lat biznes doświadczył co najmniej kilku przewrotowych zmian, jak choćby wprowadzenie JPK czy Polskiego Ładu. Teraz przedsiębiorcy przygotowują się na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, który po raz kolejny oznacza rewolucję procesach biznesowych w firmach. Kluczowe okazuje się prawidłowe zrozumienie i interpretacja nowych przepisów prawnych. Wykorzystanie AI w autmatyzacji procesów biznesowych może natomiast okazać się rozwiązaniem problemu przepracowania czy braków personalnych. Prowadzenie firmy polega jednak w dużej mierze na zaufaniu, którego do robotów nam chyba wciąż brakuje.