Roboty na ratunek obciążonym pracownikom

Narzędzia RPA, czyli Robotic Process Automation, mają za zadanie wesprzeć pracowników w najbardziej powtarzalnych procesach biznesowych poprzez ich automatyzację. Technologia wykorzystywana jest szeroko w różnych branżach, niezależnie od złożoności występujących procesów. Pozwala ona na obniżenie kosztów ich realizacji, odciążenie pracowników oraz podniesienie efektywności, przy jednoczesnej redukcji błędów wynikających z tzw. ‘czynnika ludzkiego’. Liderem tego typu rozwiązań, także w Polsce, są światowi giganci, którzy na przestrzeni ostatnich lat wypracowali sobie mocną pozycję na rynku. Coraz śmielej jednak do walki o klientów stają polskie firmy, które intensywnie rozwijają swoje autorskie rozwiązania. O wyniku tego wyścigu może przesądzić cena, która w przypadku rodzimych spółek bywa nawet pięciokrotnie niższa.

Czy w takim razie automatyzacja procesów prowadzi do zmniejszenia zatrudnienia w firmach? Jak przekonują przedstawiciele X-Code, twórcy narzędzia BuzzAutomation, nie tylko nie eliminują ludzi, ale też pozwalają na podniesienie jakości ich pracy oraz zadowolenia z niej.

- Automatyzacja procesów służy przede wszystkim odciążeniu pracowników, którzy znaczną część swojego czasu muszą poświęcać na powtarzalne i czasochłonne, ale też często nudne i mało satysfakcjonujące zadania. Jej rolą jest dostarczenie rozwiązań na codzienne problemy w przedsiębiorstwach – mówi Wojciech Skiepko, Dyrektor Sprzedaży w X-Code. – Doskonałym przykładem może być dział wsparcia sprzedaży, w którym uruchomiliśmy automatyczny generator umów i robota, który rejestruje dane w systemie CRM. Pracownicy nie zajmują się już uzupełnianiem i zbieraniem danych, co znacznie podniosło ich efektywność i responsywność. Wdrożenie obejmowało także moduł zarządzający zadaniami manualnymi, który systematyzuje pracę zaangażowanych w nie ludzi. Dodatkowym atutem jest uzyskanie większej kontroli procesów dzięki historii działań dla każdej aktywności. Odkąd na rynku pojawiły się rozwiązania budowane i rozwijane w Polsce, finansowy próg wejścia dla firm znacznie się obniżył – dodaje.

Paradoksalnie, wdrożenie do ekosystemu firmy robota, którego praca zastąpi człowieka, na początkowym etapie wymaga dużego zaangażowania pracowników. Pierwszym krokiem jest identyfikacja najbardziej żmudnych i powtarzalnych działań, określenie ich złożoności i ilości wyjątków, które występują w procesie. Następnie badany jest zakres i możliwość dostarczenia danych, które robot musi otrzymać, aby prawidłowo wykonywać swoją pracę. W kolejnym kroku określane są możliwości systemu, w jakim pracuje klient. Na tej podstawie powstają pierwsze wytyczne, które pozwalają na zbudowanie planu wdrożenia. Po fazie testów i dostosowania produktu, robot może przejść do realizacji swoich codziennych działań.

Wśród głównych korzyści wykorzystania RPA w przedsiębiorstwie należy wymienić nieprzerwane wsparcie dzięki pracy w modelu 24-godzinnym, standaryzację procesów w organizacji oraz likwidację tzw. wąskich gardeł, czyli np. rozładowanie spiętrzeń pracy.

Przy wykorzystaniu narzędzi klasy RPA, konfiguracja robota praktycznie nie wymaga umiejętności programowania. Już po pierwszym podstawowym szkoleniu użytkownicy mogą tworzyć własne automatyzacje. Po stronie klienta nie ma również wysokich wymagań technicznych. Narzędzie zapewnia łatwą integrację z każdym systemem klienta, bez ingerowania w niego.

- Bardzo ważnym elementem jest wybór procesu, który ma podlegać automatyzacji i jego wstępna analiza. Moje doświadczenie pokazuje, że pomijając ten etap istnieje duże prawdopodobieństwo porażki podczas wdrożenia. Przedsiębiorstwa, które prawidłowo wykonają ten proces na pewno zyskają – mówi Wojciech Skiepko.

X-Code jest twórcą rozwiązania BuzzAutomation, czyli technologii służącej automatyzacji złożonych, rozbudowanych i powtarzalnych procesów, w których roboty programowe odwzorowują pracę ludzką. Wśród klientów ma takie firmy jak Archidoc, Sprectris czy AIDA. Rozwiązanie powstało w 2020 roku. Firma jest częścią grupy Euvic.