Od przyszłego roku z boksów kasowych w całej Polsce znikną paragony z NIP, pełniące funkcję faktur uproszczonych. Według opublikowanego przez Ministerstwo Finansów i Gospodarki projektu, od 1 stycznia 2027 roku kasy mają zostać pozbawione funkcji fakturowania. Ich jedynym zadaniem będzie ewidencja sprzedaży detalicznej, a cały ruch fakturowy ma przejąć KSeF. Dla klientów to drobna zmiana, ale dla producentów technologii retailowych oraz sieci handlowych to rewolucja. Eksperci Exorigo-Upos wprost oceniają nadchodzące zmiany jako krytyczne dla branży.
Według Ministerstwa obecne rozwiązania prowadzą do powielania funkcjonalności systemów oraz niespójności z zasadami wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nowy projekt ma na celu rozdzielenie procesów raportowania. Zgodnie z zaproponowanymi przepisami, na kasie nie będzie możliwości wystawienia faktury zamiast paragonu fiskalnego.
Mała zmiana dla klienta, ale wielka różnica dla branży
– Nowe przepisy oznaczają konieczność wprowadzenia zmian w oprogramowaniu drukarek i kas fiskalnych. W produkowanych przez nas urządzeniach musimy zablokować lub usunąć algorytmy i komendy odpowiedzialne za wystawianie faktur oraz ich edycję. Czeka nas też przebudowa raportowania. Od 1 stycznia 2027 roku w pamięci kas nie mogą zostać dane i statystyki dotyczące faktur, które do tej pory trafiały do raportów dobowych – wyjaśnia Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.
Największym znakiem zapytania dla branży technologicznej nie jest jednak samo przeprogramowanie urządzeń, ale późniejsza biurokracja oraz trudny harmonogram wdrożeń. Tak głęboka ingerencja w funkcjonowanie urządzeń rejestrujących najprawdopodobniej wymusi konieczność ponownego przejścia rygorystycznej procedury w Głównym Urzędzie Miar. Uzyskanie nowych certyfikatów dla setek modeli urządzeń to natomiast proces długotrwały i kosztowny. Na producentów czeka także logistyczne wyzwanie jakim będzie przepisanie instrukcji obsługi, aktualizacja protokołów komunikacyjnych dla oprogramowania kasowego i przeszkolenie tysięcy serwisantów w całym kraju.
Do tego dochodzi kluczowy problem operacyjny, czyli brak jakiegokolwiek okresu przejściowego. Obecnie przepisy zakazują wystawiania w KSeF faktur VAT do paragonu z NIP do 450 zł oraz faktur fiskalnych, aby nie dublować zobowiązania podatkowego. Sytuacja zmienia się diametralnie od 1 stycznia 2027 r., kiedy to wszystkie faktury będą musiały trafiać wyłącznie do KSeF. W praktyce oznacza to, że nie można rozłożyć aktualizacji systemów sprzedażowych w czasie. Zmiana musi nastąpić dokładnie w Sylwestra. Do końca 31 grudnia 2026 r. obowiązuje stary tryb, a od pierwszych sekund 1 stycznia 2027 r. musi już działać nowy.
Zalety, ale i obawy
Z drugiej strony nowe regulacje uszczelniają system i przyspieszają proces cyfryzacji. Od 2027 roku doprecyzowany zostanie zakres dokumentów potwierdzających nabycie kasy oraz sposób ich identyfikacji, z uwzględnieniem funkcjonowania KSeF. Z kolei raporty fiskalne mają według projektodawców trafiać do administracji jedynie w formie elektronicznej.
Mimo zalet, kwestia zapisów i generowania elektronicznych raportów rozliczeniowych budzi wiele wątpliwości po stronie producentów urządzeń, którzy aktualnie walczą o rezygnację z tego pomysłu w toku konsultacji. Zmiany w rozporządzeniu nakładają obowiązek generowania ogromnych plików zawierających szczegółowe dane z ponad pięciu lat pracy kasy. Według ekspertów Exorigo-Upos to niepotrzebne dublowanie pracy urządzenia, a tworzenie tak ciężkich plików tylko utrudni ich przesyłanie i odczyt. Zdaniem firmy znacznie wydajniejszym rozwiązaniem z punktu widzenia rozliczeń podatkowych jest oparcie się na łącznych raportach rozliczeniowych, które zapewniają pełną spójność danych podatkowych, a dzięki stałemu, z góry określonemu rozmiarowi pliku, są łatwe w transmisji i archiwizacji.
– Dążenie Ministerstwa do uporządkowania systemu, czyli sytuacji, w której KSeF odpowiada za faktury, a kasy wyłącznie za paragony, jest logicznym krokiem w cyfryzacji gospodarki. Jednocześnie jednak ta transformacja i brak okresu dostosowawczego nakładają na dostawców technologii ogromną odpowiedzialność. W efekcie wygrają te sieci handlowe, które współpracują z partnerami zdolnymi przeprowadzić ten proces bez ryzyka dla ciągłości sprzedaży i sprawnie dokonać aktualizacji systemów w ten jeden krytyczny moment. W Exorigo-Upos rozpoczęliśmy już procedury analityczne i dostosowawcze, a także braliśmy udział w konsultacjach społecznych oraz zgłosiliśmy uwagi m.in. do KIGEiT, aby 1 stycznia 2027 roku infrastruktura naszych klientów była w pełni zgodna z nowym ładem prawnym, działając stabilnie i bez zakłóceń – podsumowuje Michał Sosnowski.