KSeF nie tylko dla księgowych

Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Ostatnie decyzje władzy jednoznacznie wskazują, że system stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla firm już od lipca 2024 roku. Celem wprowadzenia nowych przepisów jest poprawa komunikacji pomiędzy podatnikami a administracją oraz uszczelnienie systemu podatkowego.  

Warto mieć przy tym na uwadze, że system KSeF nie dotyczy tylko działów czy biur księgowych. Obowiązek wdrożenia spoczywa na całej organizacji, a skutki wprowadzenia nowego systemu będą odczuwalne we wszystkich segmentach kluczowych do zarządzania przedsiębiorstwem.  

Wejście w życie nowych przepisów będzie oznaczało prawdziwą falę zmian dla większości biznesów. Obecnie 35 proc. polskich spółek generuje wyłącznie faktury papierowe, a zaledwie 17 proc. przedsiębiorstw korzysta już tylko z e-faktur. Co więcej, według danych GUS, około 1,5 proc. przedsiębiorców wciąż nie ma dostępu do Internetu, który jest niezbędny do obsługi KSeF.  

- Faktury stanowią nieodłączny element funkcjonowania każdej firmy, przechodząc przez ręce nie tylko księgowych, lecz także pracowników z innych obszarów. Działy takie jak logistyka, obsługa klienta, sprzedaż oraz zarządzanie strategiczne, również korzystają z informacji zawartych w tych dokumentach. Elektroniczne faktury otwierają drzwi do usprawnienia obowiązujących procesów, lepszej komunikacji oraz nowych możliwości analitycznych dla wszystkich działań firmy – komentuje Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii. 

KSeF otworzy nowe możliwości m.in. dla działu logistyki. Elektroniczne fakturowanie umożliwi szybki dostęp do informacji o złożonych zamówieniach oraz ich statusie. Pozwoli to na bardziej precyzyjną koordynację dostaw oraz zarządzanie zapasami. W efekcie będzie można dostosować harmonogramy wywozowe i dokładnie zaplanować zamówienia surowców, minimalizując opóźnienia. Zdaniem hiszpańskiej grupy zrzeszającej logistyków, koszty administracyjne w tym obszarze po wdrożeniu dokumentacji elektronicznej mogą spaść nawet o 70 proc.

Zyska również obsługa klienta. Nowoczesny system umożliwi błyskawiczny dostęp do faktur, co usprawni rozwiązywanie zgłoszeń i reklamacji. Z kolei z perspektywy przedstawicieli handlowych, dostęp do takich danych jak historia zamówień i płatności, pozwoli dostosować ofertę do rzeczywistych możliwości finansowych klienta. Ułatwi to negocjacje i umożliwi podejmowanie bardziej trafnych decyzji w zakresie sprzedaży. Ponadto, mniejsza ilość czasu poświęconego na przygotowanie papierowych faktur sprawi, że przedstawiciele handlowi będą mogli skupić się na budowaniu relacji z klientami oraz poszukiwaniu nowych możliwości sprzedażowych. 

- Wdrożenie KSeF stanowi niezaprzeczalnie wyzwanie dla całej organizacji, wymaga zaangażowania wszystkich obszarów firmy. Nowy system wymagać będzie dostosowania procedur, przeszkolenia pracowników, ale wartość, jaką przyniesie przedsiębiorstwu jest nieoceniona. E-faktury nie tylko przyspieszą i usprawnią procesy, lecz także zapoczątkują nową erę współpracy między działami. Właściwe wykorzystanie KSeF pozwoli nam na lepszą komunikację, szybsze podejmowanie decyzji oraz bardziej efektywną realizację celów – dodaje Bogdan Zatorski.  

Przejście na e-faktury przyczyni się do redukcji kosztów związanych z drukiem, dystrybucją i przechowywaniem tradycyjnych dokumentów papierowych. Mniejsze zużycie papieru oraz bardziej efektywne procesy pozwolą obniżyć koszty operacyjne, co będzie miało pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy. 

Co więcej, elektroniczne faktury dostarczą dużej ilości danych, które mogą być wykorzystane do analizy efektywności operacyjnej i identyfikacji obszarów do optymalizacji. Działy zarządzania będą mogły dokładnie śledzić trendy sprzedażowe, ocenić efektywność kampanii czy strategii, co umożliwi podejmowanie lepszych decyzji strategicznych. 

Analizując wpływ e-faktur na firmy da się zauważyć, że wdrożenie KSeF może przynieść znaczące usprawnienia w procesach operacyjnych i relacjach z klientami. Aby w pełni je wykorzystać należy jednak pamiętać o odpowiedni przeszkoleniu pracowników oraz dostosowaniu procedur i zasobów firmy do nowego systemu.