Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana w księgowości, ale także istotna ingerencja w sposób działania całych procesów biznesowych i systemów IT. Choć system ma docelowo usprawnić obieg dokumentów, jednocześnie narzuca podatnikom konkretne ramy techniczne. W praktyce wyzwaniem może okazać się nie tylko treść faktury, ale również jej rozmiar i częstotliwość komunikacji firmy z KSeF. O kluczowych niuansach technicznych, które mogą mieć realny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw, mówią eksperci Exorigo-Upos.
1 MB – granica, której nie wolno przekroczyć
Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, pojedynczy dokument XML przesyłany do systemu nie może „ważyć” więcej niż 1 Mb. Choć dla standardowej faktury jest to limit trudny do wyczerpania, sytuacja zmienia się w przypadku faktur zbiorczych, obejmujących tysiące pozycji towarowych.
– Większość przedsiębiorców nie musi obawiać się limitu wielkości pliku, jednak firmy z sektora retail, logistyki czy energetyki, wystawiające faktury za tysiące usług czy produktów na jednym dokumencie, muszą zweryfikować w swoich procesach czy nie przekroczą ograniczeń narzuconych przez KSeF – wskazuje Michał Sosnowski, Business Development Director z Exorigo-Upos.
Koniec z tradycyjnymi załącznikami
Największą zmianą operacyjną jest całkowita rezygnacja z załączników w formacie PDF czy JPG. KSeF przyjmuje wyłącznie ustrukturyzowane dane tekstowe, co oznacza to, że specyfikacje, protokoły odbioru czy kosztorysy nie mogą być „przypięte” do e-faktury. Dodatkowe informacje muszą zostać zawarte w przeznaczonych na to polach tekstowych (np. DodatkowyOpis) lub przekazane kontrahentowi odrębnym kanałem.
Alternatywą staje się umieszczanie w treści faktury linków do zewnętrznych repozytoriów danych. W szczególnych przypadkach, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Urzędu Skarbowego na stosowanie ustrukturyzowanego załącznika (poprzez wysłanie formularza ZGL_ZAL w e-US), można przekazać kontrahentowi dodatkowe informacje w opcjonalnym węźle Zalacznik. E-faktura zawierająca ustrukturyzowany załącznik pozwala na wysłanie większego pliku XML – maksymalnie 3 Mb.
– Należy pamiętać, że nawet przy stosowaniu węzła „Zalacznik” nadal obowiązuje limit 10 tys. pozycji na jednej fakturze – tyle wierszy (FaWiersz) dopuszcza schema FA(3). Choć zwiększony limit wielkości pliku XML teoretycznie pozwalałby na ujęcie większej liczby pozycji, w praktyce to właśnie limit wierszy jest osiągalny szybciej niż limit 3 Mb. To problem, który był wielokrotnie sygnalizowany Ministerstwu Finansów. Oba ograniczenia są niepraktyczne i często wymuszają kosztowne zmiany procesów biznesowych, w których faktura stanowi jedynie końcowy etap złożonego łańcucha zdarzeń. W efekcie są to obszary, w których KSeF zamiast pomagać – realnie utrudnia działanie firm – zauważa Michał Sosnowski.
Sesje wsadowe i limity zbiorcze
Dla podmiotów generujących ogromne ilości dokumentów, KSeF przewiduje tzw. sesje wsadowe. Tutaj również obowiązują ograniczenia – łączna wielkość skompresowanej paczki dokumentów (ZIP) nie może przekroczyć 100 MB.
– Przekroczenie tych parametrów skutkuje odrzuceniem całej sesji przez bramkę ministerstwa, co w praktyce może oznaczać niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w terminie – dodaje Paweł Pustelnik, odpowiedzialny za system SmartKSeF w Exorigo-Upos.
W handlu detalicznym, gdzie podczas obsługi klienta na kasie liczą się milisekundy, kluczowe jest korzystanie z trybu interaktywnego wystawiania faktur w KSeF. Pozwala on na szybkie przesłanie faktury do systemu i niemal natychmiastowe uzyskanie numeru KSeF.
– Jesteśmy pozytywnie zaskoczeni tempem wystawiania faktur przez KSeF co pozwala na quasi-online’owy proces, ale tutaj również obowiązują nas narzucone limity – maksymalnej liczby faktur, jaką można wystawić w ciągu sekundy, minuty i godziny. Na obecnym etapie nawet w zwykłych dniach handlowych ogólnokrajowi retailerzy wystawiają znacznie więcej faktur niż dopuszczają limity. Wspieramy naszych klientów w uzyskaniu zgody Urzędu Skarbowego na zwiększenie limitów w celu usprawnienia obsługi klienta detalicznego. Co istotne – pierwsi użytkownicy SmartKSeF już taką zgodę otrzymali – zaznacza Paweł Pustelnik.
Optymalizacja to podstawa
Eksperci podkreślają, że kluczem do płynnego przejścia na KSeF jest audyt danych przesyłanych w plikach XML. Dobrym punktem odniesienie są dane historyczne, które pozwalają się zorientować, czy istnieje realne ryzyko zablokowania lub wstrzymania wystawiania faktur w KSeF oraz na ile jest to incydentalne zdarzenie.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana formalna, lecz realne wyzwanie operacyjne dla firm. Oprócz poprawnego wypełniania faktur, przedsiębiorcy muszą uwzględniać limity techniczne – zarówno pod względem liczby pozycji, jak i wielkości plików – oraz wybrać optymalny tryb komunikacji z systemem. Świadomość tych ograniczeń i wcześniejsze przygotowanie procesów pozwala w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje nowy system e-faktur.