KSeF, e-paragony, system kaucyjny i ESG - co czeka retail w 2024?

Rok 2023 okazał się dla retailu pierwszym od 3 lat, na który tak znacznie nie wpłynęła pandemia. Nie oznacza to jednak, że pozostał wolny od wyzwań. Z jednej strony rekordowa inflacja, która intensywnie rosła od 2022 r. osiągając szczytowy poziom w lutym 2023 r. Z drugiej, szereg zmian prawnych, które mocno odbiły się na planach inwestycyjnych przedsiębiorców.

Jedną z pierwszych wdrożonych zmian legislacyjnych była obowiązująca od 1 stycznia 2023 r. unijna Dyrektywa Omnibus. Dotyczy ona informowania o promocyjnych cenach towarów i usług, co ma zapewnić wysoką ochronę konsumentów oraz jednolitość praktyk stosowanych przez przedsiębiorców. Od połowy roku Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów weryfikuje poprawność działań sklepów związanych z nowym obowiązkiem. Jak informuje, dotąd postawiono zarzuty czterem przedsiębiorcom w związku z błędnym prezentowaniem cen po obniżce. UOKiK wystosował również ponad 70 wystąpień tzw. miękkich, w toku jest 14 postępowań wyjaśniających w sprawie sklepów stacjonarnych. W skrajnych przypadkach kara może wynieść nawet do 10 proc. rocznego obrotu.

Miniony rok upłynął jednak przedsiębiorcom głównie pod znakiem KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Po dwuletnim okresie pilotażu miał on obowiązywać od 1 lipca 2024 r., jednak w ostatnich dniach Ministerstwo Finansów ogłosiło, że ze względu na poważne problemy techniczne w systemie, nie zostanie wprowadzony zgodnie z planowanym terminem. Wraz z nim zmieni się niemal wszystko – papierowe faktury zostaną zastąpione ustrukturyzowanymi, a sposób ich emitowania, odbierania i doręczania będzie przebiegał w systemie.

- KSeF zdecydowanie był wśród naszych klientów jednym z najgorętszych tematów – szczególnie w drugiej połowie 2023. Decyzja Ministerstwa Finansów z 19 stycznia o przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania, jest bardzo istotna, natomiast nie wpływa na naszą pracę. Kontynuujemy rozwój naszego produktu i przygotowania do wdrożeń docelowego systemu u klientów. KSeF obejmuje tak wiele aspektów w firmach, że zmiana terminu pozwala tylko na lepsze i dokładniejsze przygotowanie się w tym zakresie – mówi Michał Sosnowski, Business Development Director z Exorigo-Upos.

Rolą KSeF jest przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego, usprawnienie przepływu dokumentów, zmniejszenie kosztów ich procesowania i zwiększenie bezpieczeństwa. Dla firm oznacza to przewrót nawet większy niż przy wdrożeniu JPK. Będą one musiały zmodyfikować sposób obiegu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa, a także integrację innych systemów informatycznych i księgowych z KSeF. Na ten moment nie jest jasne, kiedy zostanie wprowadzony obowiązek korzystania z systemu. Ministerstwo Finansów poinformowało, że obecny stan przygotowań technicznych nie pozwala na jego bezpieczne wdrożenie nawet do końca 2024 r. Wykryto problemy w kodzie, systemie, jego funkcjonalności oraz wydajności KSeF. Ministerstwo planuje przeprowadzenie zewnętrznego audytu, który umożliwi wykrycie pozostałych błędów, a po nim zaproponuje nowy termin wdrożenia. Równolegle będą przeprowadzane konsultacje z przedsiębiorstwami w tym zakresie.

W połowie roku na tapet wrócił także temat elektronicznych dowodów zakupu. E-paragony, bo o nich mowa, od 2020 r. mogą wystawiać przedsiębiorcy zobligowani do ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, którzy korzystają z kasy online lub wirtualnej. Do tej pory nie istniało jednak ogólnodostępne rozwiązanie, które umożliwiłoby zarządzanie nimi. Sytuacja ta zmieniła się 15 września, kiedy to Ministerstwo Finansów udostępniło HUB paragonowy, czyli system teleinformatyczny, służący do przechowywania elektronicznych dowodów zakupu wystawianych przez sprzedawców, który jest dostępny z poziomu aplikacji e-Paragony 2.0. Już w ciągu pierwszego miesiąca rozwiązanie zostało pobrane przez blisko 20 tys. użytkowników. Duże zainteresowanie kupujących potwierdzają również badania, które wskazują, że aż 70 proc. z nich jest otwartych na korzystanie z e-paragonów, co stwarza korzystne warunki dla powszechnej adopcji rozwiązania. Jak się jednak okazuje, na ten moment kupujący nie mogą w pełni korzystać z HUB’u. Problem wynika z faktu, że nie wszyscy przedsiębiorcy posiadają kasy kompatybilne z nowym rozwiązaniem.

Od tego roku największe przedsiębiorstwa, czyli około 4-5 tys. podmiotów, podlegają obowiązkowemu raportowaniu ESG w czterech kluczowych obszarach: środowiska, społeczeństwa, praw człowieka i ładu korporacyjnego. W przyszłym roku obowiązek ten obejmie pozostałe firmy, a następnie – małe i średnie spółki. W związku z tą regulacją, a także rosnącą presją ze strony klientów, blisko jedna trzecia retailerów wskazuje, że dążenie ku zrównoważonemu rozwojowi i zasadom ESG jest istotnym trendem w branży.

- Na początku naszej działalności Donateo było dla branży retail dość nowatorskim rozwiązaniem, pozwalającym spełniać cele CSR i ESG. Obecnie zauważamy pozytywny trend polegający na tym, że podobne opcje wsparcia coraz częściej pojawiają się w sklepach, rozwijane przez same firmy czy dostawców. W związku z Dyrektywą CSRD będzie to prawdopodobnie jeszcze powszechniejsze. Raportowanie ESG to bardzo ważny krok w kierunku zwiększenia odpowiedzialności przedsiębiorstw za wpływ na środowisko i społeczeństwo. Przygotowanie do tych zmian jest dzisiaj kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i spełnienia oczekiwań klientów czy samych pracowników - mówi Krzysztof Adamski, założyciel BetterPOS i pomysłodawca Donateo.

Jak bumerang wrócił również temat systemu kaucyjnego. W jego wyniku, przedsiębiorstwa na większą skalę będą zobowiązane do finansowania procesów, takich jak selektywna zbiórka opakowań, odbiór ich od punktów detalicznych, transport do zakładów przetwarzania, prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości, a także finansowanie kosztów zbiórki przez sklepy czy hurtownie. Na przygotowania mają jeszcze kilkanaście miesięcy – dokładnie do 1 stycznia 2025 r. Już na tym etapie pojawiają się jednak obawy, co do krótkiego okresu przygotowawczego. Największym wyzwaniem wydaje się konieczność błyskawicznego zbudowania całego ekosystemu kaucyjnego – od rozwiązań fiskalnych przez infrastrukturę techniczną, po system odbiorów i recyklingu. Dodatkowo, retailerzy wskazują, że uchwalona ustawa, choć stanowi ramy dla systemu to jest obarczona błędami, co rodzi ryzyko zniszczenia dobrowolnie prowadzonych i skutecznych systemów dla butelek zwrotnych. Ostatnio wiceminister klimatu i środowiska poinformowała, że przeprowadzone zostaną dodatkowe konsultacje z branżą na temat szczegółów wprowadzenia nowego obowiązku.

Głównym trendem, na jaki wskazują retailerzy, pozostaje automatyzacja. Jednym z segmentów handlu, w którym jest coraz szerzej wykorzystywana, są kasy samoobsługowe. Przykładem jest Decathlon, w którym urządzenie dzięki technologii RFID samo skanuje produkty znajdujące się w koszyku czy Żabka, która swoje kasy może wykorzystywać w dwojaki sposób – jako kasy standardowe oraz samoobsługowe, w zależności od potrzeb. W sklepach wdrażane są systemy automatycznej analizy danych klientów, przekazujące spersonalizowane oferty i rekomendacje produktów. Takie rozwiązanie zastosował np. kanadyjski Red Bull, który używa sygnałów nawigacyjnych do dostarczania klientom ukierunkowanych reklam. 

- Przyszłość retailu to harmonijne połączenie automatyzacji i personalizacji, z technologiami, które to umożliwiają. Strategią, która łączy te trendy jest omnicommerce. W odróżnieniu od strategii omnichannel, która opiera się na rozpoznaniu preferencji klienta i zapewnieniu harmonijnej obecności marki w różnych kanałach sprzedaży, celem omnicommerce jest stworzenie spójnego doświadczenia zakupowego end-to-end, bez względu na to, gdzie i w jaki sposób klient dokonuje zakupu lub wchodzi w interakcję z marką. Dlatego też, powinien zajmować on centralne miejsce w strategii retailerów na najbliższe lata – mówi Anna Schabikowska, Doradca Zarządu z Exorigo-Upos.

Automatyzacja obecna jest na każdym etapie ‘życia’ produktu: od produkcji, przez magazynowanie, aż po kasy i analizę zachowań zakupowych. W branży TSL (transport, spedycja, logistyka), kluczową rolę odrywa wydajność, która ma bezpośredni wpływ na czas realizacji zamówienia. To właśnie w tym zakresie nieustannie ulepszane są procesy i narzędzia. Mikromobilność, autonomiczne pojazdy czy integracja procesów magazynowych z roku na rok pozwalają na podnoszenie efektywności i, dzięki temu, budowanie przewagi konkurencyjnej.

- Z każdym rokiem, dzięki wykorzystaniu nowych technologii, podnosimy wydajność świadczonych przez nas usług. Poza usprawnieniem działania samych procesów przeładunkowych w magazynach, musimy pamiętać, że w lwiej części nasza praca opiera się na zrządzaniu trasami dostaw przesyłek oraz optymalizacji wypełnienia samochodów dystrybucyjnych w czasie rzeczywistym. Nowoczesne narzędzia IT pomagają w analizie tych danych i podejmowaniu decyzji. Czas realizacji dostaw jest naszą kluczową przewagą, a jednocześnie głównym przeciwnikiem. Dlatego każda zaoszczędzona minuta jest na wagę złota. Trzeba pamiętać, że takie optymalizacje wpływają również na ślad węglowy, który nieustannie redukujemy – mówi Adam Kwiatkowski, Wiceprezes Geis PL.

W segmencie płatności największą popularnością cieszą się rozwiązania z segmentu BNPL (ang. Buy Now, Pay Later), czyli system płatności odroczonych. W 2023 r. korzystało z niego 64 proc. Polaków. Z jednej strony wynikać to może z wysokiego stopnia dostępności integracji rozwiązań BNPL na platformach e-commerce; z drugiej, rosnącego zainteresowania klientów nowinkami finansowo-technologicznymi. Przekłada się to na zmiany w preferencjach konsumentów – od początku roku rynek BNPL sukcesywnie rośnie, podczas gdy równolegle spada poziom finansowania zakupów za pomocą pożyczek pozabankowych, czyli tzw. „chwilówek”.

2024 rok może przynieść wiele zmian dla sektora retail - pierwszy miesiąc przyniósł odroczenie KSeF, wciąż jednak nie wiadomo w jakim kierunku zmierzać będzie projekt Ministerstwa Finansów. Retail będzie musiał przygotować się do procesu raportowania ESG, czekamy także na rozwiązania w zakresie e-paragonów i wytyczne dot. systemu kaucyjnego.  Zdaje się jednak, że zmiany legislacyjne nie będą znacząco wpływały na największe trendy, a branża skupi się na automatyzacji rozwiązań w różnych segmentach swojej działalności.