AI zmienia zasady gry w zakupach. 6 na 10 firm kieruje się dziś przede wszystkim kosztami

Z raportu Antal, Sodexo Polska, pod patronatem PSML, „Gotowość na AI. Jak branża zakupowa może się przygotować do rewolucji technologicznej” wynika, że 27 proc. badanych organizacji (w porównaniu do 15 proc. dwa lata temu) wskazuje wdrożenie AI jako jeden z priorytetów na najbliższe lata. Jednocześnie 61 proc. stawia przed działami zakupów cel optymalizacji finansowej, 60 proc. oczekuje generowania oszczędności rok do roku, a 32 proc. zakłada obniżenie stawek (wzrost o 7 p.p. z 25 proc. w 2024 roku). To oznacza, że dostawcy będą funkcjonować pod rosnącą presją kosztową, ale także w coraz bardziej cyfrowym, transparentnym i opartym na danych modelu współpracy.

– Zakupy w firmach mogą nie przyciągać tyle uwagi, co rekordowe wyniki sprzedaży, ale to właśnie one często decydują o rentowności przedsiębiorstwa. W wielu branżach - od produkcji po handel - wydatki na surowce, komponenty czy usługi pochłaniają znaczna część budżetu, nierzadko nawet 90 proc. Obecnie ten kluczowy obszar przechodzi cichą ewolucję dzięki AI. Nie tylko automatyzuje rutynowe zadania, ale daje działom zakupów narzędzia do myślenia strategicznego, inteligentnego wyboru partnerów biznesowych i usprawniania codziennych procesów. Dla dostawców oznacza to większą transparentność, ale także wyższe wymagania co do wydajności i elastyczności – mówi Artur Migoń, 
V-ce President Antal. 

W praktyce oznacza to, że zmiany widać już dziś w konkretnych obszarach działalności firm. Jednym z nich jest Facility Management, który w wielu organizacjach stanowi istotną część wydatków zakupowych. 40 proc. organizacji wskazuje jako priorytet poprawę efektywności energetycznej, 28 proc. zgodność z regulacjami i celami ESG, a po 21 proc. poprawę bezpieczeństwa i komfortu użytkowników oraz wdrożenie systemów automatyzacji i monitoringu.

– Zarządzanie infrastrukturą techniczną staje się jednym z istotniejszych obszarów wykorzystania AI. Systemy BMS, IoT i opomiarowanie generują ogromne ilości danych, które pozwalają przejść od utrzymania obiektów do zarządzania ich „inteligencją”. Facility Management ewoluuje w kierunku modelu Building-as-a-Service – budynki uczą się wzorców użytkowania i dostosowują do pracy hybrydowej. Automatyzacja to nie tylko redukcja kosztów, ale także lepsze doświadczenie użytkowników i mierzalna efektywność środowiskowa – mówi Leszek Zalewski, Head of FM Projects COEU, FM Platform Director Sodexo Poland.

Podobne oczekiwania zaczynają obejmować także inne obszary zakupów, dlatego kluczowe pytanie brzmi dziś nie tylko, czy firmy wdrożą AI, lecz przede wszystkim, jak ta zmiana przełoży się na kryteria wyboru partnerów biznesowych. Wyniki raportu pokazują, że organizacje będą oczekiwać większej efektywności kosztowej i wyższej jakości współpracy. 26 proc. badanych wskazuje projekty ukierunkowane na podniesienie jakości usług dostawców jako jeden z priorytetów, a 15 proc. organizacji planuje zwiększenie liczby dostawców mimo presji optymalizacyjnej.

– Rynek nie zamyka się wyłącznie na cięcia kosztów. Dla dostawców wciąż istnieje przestrzeń do pozyskiwania nowych kontraktów, ale pod warunkiem udowodnienia jakości, przewidywalności i zdolności do działania w coraz bardziej uporządkowanym środowisku zakupowym. Z jednej strony wdrażanie AI może oznaczać szybsze procesy decyzyjne, bardziej przejrzyste zasady współpracy i większą otwartość na partnerów oferujących wysoką jakość usług. Z drugiej strony rośnie ryzyko utraty konkurencyjności przez firmy, które nie są gotowe do działania w modelu opartym na danych, standaryzacji i mierzalności wyników – mówi Andrzej Zawistowski, Członek Zarządu PSML.

Jednocześnie raport pokazuje, że organizacje dopiero uczą się wykorzystywać potencjał AI. 73 proc respondentów deklaruje, że w ich firmach planowany jest wybór lub wdrożenie narzędzi wspierających automatyzację i wykorzystanie AI. Na tempo zmian wpływa przede wszystkim poziom przygotowania organizacji. Jedynie 18 proc. firm ocenia się jako gotowe na zmianę ról zakupowych, podczas gdy 
51 proc. przyznaje, że nie jest na nią przygotowana. Najczęściej wybieranym kierunkiem jest zakup gotowych rozwiązań komercyjnych (17 proc.) oraz rozwój funkcjonalności w istniejących systemach (15 proc.).

– AI w zakupach i facility management budzi duże zainteresowanie, ale organizacjom wciąż brakuje fundamentów do wdrożeń na szeroką skalę. Presja na efektywność rośnie, jednak bariery w postaci jakości danych, procesów i kompetencji spowalniają zmiany. Tam, gdzie działania są podejmowane, dominują bezpieczne modele - gotowe rozwiązania i rozwój istniejących systemów. Rynek spodziewa się raczej ewolucji niż rewolucji, choć potencjał jest znaczący – AI może zwiększyć efektywność zakupów nawet o 25 - 40 proc., pod warunkiem uporządkowania danych, procesów i kompetencji – mówi Monika Moraczyńska-Pańczyk, Senior Director Global S2C Excellence Procurement, AstraZeneca.

Największe bariery nie leżą przy tym po stronie technologii. 45 proc. respondentów wskazuje nieprzygotowaną strukturę danych, 42 proc. brak kompetencji w zespole, 42 proc. obawy pracowników wobec AI, 41 proc. brak zrozumienia nowej roli człowieka, 34 proc. niedojrzałość technologii i tyle samo kwestie cyberbezpieczeństwa, a 32 proc. wysokie koszty wdrożenia. Dodatkowo aż 77 proc. badanych nie potrafi wskazać, jakie nowe zadania mogłyby przejąć działy zakupów po uwolnieniu czasu dzięki automatyzacji.

– Choć rynek zmierza w stronę bardziej zaawansowanych modeli współpracy, wiele organizacji wciąż jest na etapie przygotowań. Przewagę zdobędą dostawcy, którzy poza samym produktem czy usługą wspierają klientów w porządkowaniu współpracy - od dostępu do danych i standardów ich ochrony, przez raportowanie jakości, po dostosowanie do nowych wymagań operacyjnych. AI i automatyzacja mają realny sens tylko wtedy, gdy od początku są powiązane z bezpieczeństwem, a w sytuacji, gdy organizacje równolegle dążą do oszczędności i optymalizacji, bezpieczeństwo powinno być stałym kryterium wyboru dostawców i rozwiązań, a nie dodatkiem na końcu – mówi Dominik Kalinowski, Head of Outsourcing, Antal.

Rola kupca ewoluuje - z administratora w stratega. Specjaliści ds. zakupów muszą dziś rozwijać „cyfrową intuicję”, rozumieć narzędzia AI i umiejętnie zarządzać danymi, aby podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe. Raport pokazuje, że automatyzacja najlepiej sprawdza się w ustrukturyzowanych procesach: aż 73% badanych wskazuje, że procesowanie zamówień (P2P) może zostać w pełni zautomatyzowany, a 28% organizacji już korzysta z takich rozwiązań. Jednocześnie tylko około 30% respondentów widzi możliwość automatyzacji w obszarze relacji z dostawcami, co podkreśla, że rozwój AI nie oznacza zaniku kontaktów biznesowych - wciąż kluczowe pozostają kompetencje ludzkie i strategiczne podejście kupców. 

– Budowanie i utrzymywanie relacji oraz negocjacje nadal pozostają domeną człowieka. Cyfryzacja zwiększy znaczenie mierzalnych parametrów współpracy, ale nie wyeliminuje roli zaufania, elastyczności i jakości relacji. W praktyce oznacza to, że przyszłość będzie należeć do dostawców, którzy łączą wysokie standardy operacyjne z umiejętnością budowania partnerstw – mówi Monika Droździak, Supply Chain & Logistic Director Sodexo Poland. 

– AI pozwala na automatyzacje powtarzalnych procesów zakupowych co daje nam możliwość skoncentrowania się na kluczowych dzisiaj wyzwaniach jak zarządzanie ryzykiem, szukanie innowacji z obecnymi i nowymi dostawcami czy analiza zmian geopolitycznych i ich wpływu na nasze łańcuchy dostaw – dodaje Andrzej Zawistowski, Członek Zarządu PSML.

Wnioski: wyższe wymagania, ale też nowe szanse Wnioski z raportu są jednoznaczne: sztuczna inteligencja zmienia reguły gry dla całego rynku dostawców. Firmy będą coraz dokładniej oceniać partnerów biznesowych, wykorzystując dane i automatyzację. Dla dostawców oznacza to wyższe wymagania i większą transparentność, ale także realną szansę na rozwój dla tych, którzy potrafią połączyć konkurencyjną cenę z jakością, elastycznością i wiarygodnością. 

Raport do pobrania: https://antal.pl/wiedza/raporty