Nowelizacja Prawa budowlanego różnicuje obowiązki w zależności od daty powstania dokumentacji budynku. Właściciele obiektów z papierową książką założoną przed 2024 r. zyskali dodatkowe pięć lat – zamiast do końca 2026 r., na przejście do systemu c-KOB mają czas do 31 grudnia 2031 r. Podmioty oddające dziś nowe budynki do użytkowania nie mogą jednak liczyć na taryfę ulgową: cyfrowy wpis musi powstać w ciągu 30 dni od spełnienia wymogów formalnych. Dla zarządców dużych portfeli nieruchomości wydłużony termin wcale nie zmniejsza presji czasowej – im więcej obiektów, tym dłużej trwa samo uporządkowanie dokumentacji przed migracją do systemu. Eksperci podkreślają, że wydłużony termin to złudne poczucie komfortu.
Do niedawna harmonogram był prosty: papierowe książki obiektu założone przed 1 stycznia 2024 r. mogły funkcjonować najdłużej do końca 2026 r. Nowelizacja Prawa budowlanego z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1847), obowiązująca od 7 stycznia 2026 r., wydłużyła ten okres o pięć lat – do 31 grudnia 2031 r. Dopiero od 1 stycznia 2032 r. wszystkie takie obiekty będą musiały mieć dokumentację prowadzoną wyłącznie elektronicznie.
Zmiana nie obejmuje jednak wszystkich jednakowo. Dotyczy wyłącznie obiektów z papierową książką założoną przed 2024 r. Nowe obiekty – te, które uzyskują pozwolenie na użytkowanie, oraz te, dla których zakłada się nowy tom istniejącej książki – muszą mieć dokumentację prowadzoną wyłącznie cyfrowo już teraz. Osobny, stały wyjątek dotyczy obiektów na terenach zamkniętych (wskazanych decyzją MON, MSWiA, ABW lub AW) – tam książkę prowadzi się wyłącznie papierowo, bez ograniczenia czasowego.
c-KOB w liczbach
Według lipcowych danych Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego w systemie c-KOB prowadzonych jest 83 308 książek obiektu budowlanego, a konto w systemie ma 31 911 użytkowników. GUNB zastrzega jednak, że nie dysponuje szacunkową liczbą wszystkich obiektów objętych obowiązkiem prowadzenia książki – nie da się więc ocenić, jaki odsetek zasobu budowlanego w Polsce faktycznie trafił już do systemu. Jako główne wyzwanie wdrożeniowe urząd wskazuje zróżnicowany poziom kompetencji cyfrowych użytkowników, zwłaszcza w grupach dopiero uczących się korzystania z e-usług administracji.
Po co c-KOB?
Prawo budowlane od dawna nakłada na właścicieli i zarządców dwa obowiązki: przeprowadzanie okresowych kontroli stanu technicznego obiektów (art. 62) oraz prowadzenie książki obiektu budowlanego, dokumentującej przebieg jego użytkowania i zdarzenia istotne dla bezpieczeństwa (art. 60b i następne).
c-KOB nie tworzy nowych obowiązków – zmienia formę ich dokumentowania, ujednolicając sposób prowadzenia dokumentacji i dając dostęp do historii eksploatacji obiektu z poziomu jednego systemu, zamiast dokumentacji rozproszonej między lokalizacjami.
– Zarządzanie dokumentacją jest dziś równie istotne jak samo planowanie przeglądów. W organizacjach posiadających kilkadziesiąt lub kilkaset obiektów największym wyzwaniem jest zachowanie spójnych standardów dokumentowania oraz szybki dostęp do informacji o wykonanych przeglądach, naprawach czy zaleceniach pokontrolnych – mówi Michał Seremak, Regional Operations Manager w Sodexo Polska.
Dlaczego warto zacząć już teraz?
Książka obiektu bywa kluczowym dowodem – nie tylko wobec nadzoru budowlanego, ale też w postępowaniach ubezpieczeniowych czy sądowych, gdy trzeba wykazać, że budynek był utrzymywany zgodnie z przepisami, a zalecenia pokontrolne faktycznie zrealizowane, nie tylko zlecone.
– W organizacjach zarządzających kilkudziesięcioma czy kilkuset nieruchomościami migracja do c-KOB to nie jednorazowe przeklikanie formularza, tylko kilkuetapowa weryfikacja. Sprawdzamy m.in. czy dla każdego obiektu istnieje komplet protokołów, czy wykonanie zaleceń pokontrolnych jest udokumentowane, czy plany sytuacyjne i dokumenty potwierdzające tytuł prawny są aktualne. Przy rozproszonym portfelu oraz wielu wykonawcach dochodzi do tego brak jednolitych standardów dokumentowania między lokalizacjami. To problem, który daje się we znaki już dziś, niezależnie od ustawowego terminu, bo wydłuża czas reakcji podczas kontroli i audytów, a co za tym idzie – komplikuje przejmowanie obiektów przez nowego zarządcę – tłumaczy ekspert Sodexo.
Przygotowania warto rozpocząć od inwentaryzacji: weryfikacji kompletności dokumentacji, ujednolicenia sposobu prowadzenia protokołów oraz sprawdzenia, czy realizacja zaleceń pokontrolnych jest rzeczywiście udokumentowana. Równie istotne jest przypisanie w organizacji odpowiedzialności za dokumentację – kto weryfikuje wpisy, kto nadaje dostęp zewnętrznym inspektorom, kto odpowiada za aktualność planów sytuacyjnych.
– Dobrze prowadzona dokumentacja wspiera zarządzanie nieruchomościami. Pozwala szybciej podejmować decyzje dotyczące utrzymania technicznego, sprawniej planować prace serwisowe i ograniczać ryzyko wynikające z niekompletnych lub rozproszonych informacji. W razie kontroli, szkody czy sporu o stan techniczny obiektu to ona często przesądza o sprawnym rozpatrzeniu roszczeń ubezpieczeniowych i prawidłowym rozliczeniu odpowiedzialności – podsumowuje Michał Seremak, Regional Operations Manager w Sodexo Polska.
Więcej informacji na: sodexo.pl i eatbysodexo.pl